Afdrukken

Senioren Computer Club Zuidoost
HUISHOUDELIJK REGLEMENT versie 8, vastgesteld 20 mei 2015


1.  BEGRIPSBEPALINGEN
Deze versie vervangt, indien van kracht verklaard, alle vorige versies en is geldig tot een nieuwe versie van kracht wordt.
Dit Huishoudelijk Reglement is geen reglement volgens artikel 19 lid 3 van de statuten en kan door het bestuur worden aangepast. Bij strijdigheid met de statuten gaat het gestelde in de statuten boven het hier gestelde.
Het huishoudelijk reglement is een levend document en wordt geregeld aangepast aan de actuele situatie.
Waar in dit huishoudelijk reglement gesproken wordt in de mannelijke persoonsvorm geldt dit uiteraard ook voor de vrouwelijke persoonsvorm.


In dit Huishoudelijk Reglement wordt verstaan onder:
•    de vereniging    Senioren Computer Club Zuidoost te Amsterdam
•    de statuten    de statuten van de vereniging
•    het bestuur    het bestuur van de vereniging
•    het dagelijks bestuur    voorzitter, secretaris en penningmeester
•    de algemene vergadering    de minimaal jaarlijkse vergadering van alle leden (ALV)
•    begeleiders     de vrijwilligers die de begeleiding van leden op zich genomen hebben
•    ledenadministrateur    de functionaris die de ledenadministratie doet
•    systeembeheerders    de vrijwilligers die de hardware en software van de vereniging technisch beheren
•    PR-redactie    de vrijwilligers die de interne en externe publicaties verzorgen
•    webmaster    de vrijwilliger die de website van de vereniging technisch onderhoudt
•    trainingscoördinator    de vrijwilliger die de trainingen entameert en coördineert
•    trainingsleider    degene die een training of cursus geeft of een themasessie leidt
•    clubpasje    pasje waarmee begeleiders en bestuursleden zich bij de Venser kunnen legitimeren
•    Huisregels    beknopte beschrijving van wat bezoekers van het computerlokaal kunnen verwachten. De Huisregels maken onderdeel uit van het Huishoudelijk Reglement, maar worden apart onderhouden. Het bestuur bepaalt welke versie vanaf wanneer geldig is.


 

2.    LEDEN
Het lidmaatschap van de vereniging is toegankelijk voor ieder die verklaart te voldoen aan de eisen die in de Statuten gesteld worden.
Ingeschreven leden hebben recht op toegang tot de computerruimte en gebruik van beschikbare computers mits zij voldaan hebben aan hun financiële verplichtingen. Als een lid niet zijn jaarlijkse bijdrage heeft voldaan mag de aanwezige begeleider dat lid de toegang weigeren.
De contributie wordt door de ALV vastgesteld. Zij bedraagt momenteel € 24,= per jaar. Wie in de loop van het jaar lid wordt, betaalt voor dat jaar contributie naar rato van het aantal hele maanden dat hij of zij dat jaar lid zal zijn. Bij lid worden in november en december is tevens de volle contributie voor het volgend jaar verschuldigd. Aan degene die op 15 november zijn contributie voor het volgend jaar nog niet voldaan heeft, wordt een acceptgiro toegestuurd. Wie door zelf zijn contributie te betalen geen acceptgirokaart krijgt toegestuurd, krijgt een korting van € 2,=.
Nieuwe leden wordt erop gewezen dat de statuten en het actuele huishoudelijk reglement op verzoek toegestuurd worden.
Opzeggen geschiedt door een e-mail of brief aan de secretaris. Dit staat ook vermeld op de website. Wie in de loop van het jaar opzegt, is toch de volledige contributie voor dat jaar verschuldigd.


 

3.    LEDENBESTAND
In het ledenbestand van de vereniging worden onderstaande gegevens opgenomen:
•    geslacht, achternaam, voorletters en eventueel roepnaam
•    adres met woonplaats en postcode
•    telefoonnummer(s)
•    e-mail adres(sen)
•    IBAN
•    verdere gegevens die van belang zijn voor de vereniging.
Ook de afzonderlijke bezoeken aan de computerruimte worden vastgelegd.
Deze gegevens zijn alleen beschikbaar voor de uitoefening van bestuurstaken. Ze worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de uitoefening van deze bestuurstaken.


 

4.    BEGELEIDERS
Begeleiders zijn de bezoekers behulpzaam bij hun computeractiviteiten, zien toe op het correct gebruiken van de computers en de computerruimte. Zij hebben zich bereid verklaard om daartoe een of meerdere keren per week aanwezig te zijn in de computer¬ruimte. Ook beantwoorden zij naar vermogen vragen op computergebied van binnenlopende bezoekers, lid of geen lid, met inachtneming van het gestelde in de Huisregels.
Begeleiders dienen over voldoende kennis, inzet en vaardigheid te beschikken om de leden te kunnen adviseren en assisteren en zij dienen hun kennis bij te houden. Begeleiders worden door het bestuur gevraagd voor de functie. Als het bestuur van mening is dat een begeleider niet langer voldoet, kan het bestuur de begeleider van zijn functie ontheffen.
Begeleiders verzorgen ook de aanwezigheidsregistratie van de leden.
De begeleiders zorgen voor de orde in het computerlokaal, zij handhaven de Huisregels. Zij openen en sluiten persoonlijk de computerruimte en zorgen voor constant toezicht als de computerruimte geopend is. De begeleiders zorgen ervoor dat na een middag of ochtend de PC’s in dezelfde toestand zijn als toen de sessie begon, soms door het terugzetten van een image.De begeleiders kunnen - al of niet periodiek - een begeleidersvergadering bijeenroepen; op- of aanmerkingen over de gang van zaken en voorstellen tot verbetering(en) kunnen mondeling of schriftelijk ter kennis van het bestuur worden gebracht.
Ten behoeve van de vereniging gemaakte kosten kunnen worden gedeclareerd mits vooraf toestemming tot declareren van de penningmeester is verkregen.
De begeleiders (zo ook de bestuursleden) hebben als ze in functie zijn recht op een consumptie voor rekening van de vereniging. Zij dienen de consumptie zelf aan de bar te betalen. Het bestuur zal een regeling treffen voor de vergoeding van dit soort uitgaven; de penningmeester voert deze regeling uit.Eenieder, ook niet-leden, kan de functie van begeleider vervullen. Begeleiders niet-leden zijn voor de duur van de uitoefening van hun begeleiderschap evenwel volwaardig lid van de Senioren Computer Club Zuidoost.
De begeleiders zijn vrijgesteld van het betalen van contributie.


 

5.    SYSTEEMBEHEERDERS
Systeembeheerders beheren de apparatuur in de computerruimte en de daarop geïnstalleerde software, zodat de PC’s gereed zijn voor gebruik aan het begin van een bezoeksessie.
Zij installeren de updates van Windows en de applicatieprogrammatuur en stellen die veilig in een nieuw image. Zij beheren ook overige zaken als configuraties, instellingen, wachtwoorden, licenties etc. Deze werkzaamheden voeren zij zodanig uit, dat de bezoekers hier geen last van ondervinden.
Systeembeheerders dienen over voldoende kennis en vaardigheid te beschikken om hun taken uit te voeren. Zij dienen hun kennis bij te houden. Systeembeheerders worden door het bestuur gevraagd voor de functie; als het bestuur van mening is dat een systeembeheerder niet langer voldoet, kan het bestuur de systeembeheerder van zijn functie ontheffen.De regeling voor vergaderingen, declaraties, consumpties en contributiebetaling, zoals die is voor begeleiders, geldt ook voor systeembeheerders. Bestuursleden, gewone leden, ereleden en ook niet-leden kunnen de functie van systeembeheerder vervullen.


 

6.    BESTUUR
In artikel 9 lid 5 van de statuten wordt een rooster van aftreden voorgeschreven. In dit rooster zal worden opgenomen een volgorde van aftreden waarbij elke twee jaar twee bestuursleden zullen aftreden. Hierbij zal zo mogelijk worden voorkomen dat leden van het dagelijks bestuur gelijktijdig het bestuur verlaten.
Volgens rooster aftredende bestuursleden kunnen, conform de statuten, worden herbenoemd.De voorzitter geeft leiding aan, en houdt toezicht op het verenigingsleven. Hij draagt zorg voor het naleven van de statuten, het huishoudelijk reglement en besluiten van de algemene ledenvergadering.  Hij is de officiële woordvoerder van de vereniging. Hij of een door het bestuur aangewezen plaatsvervanger leidt de vergaderingen.
De secretaris voert de correspondentie van de vereniging, draagt zorg voor het maken van de notulen van de bestuurs-vergaderingen en algemene ledenvergaderingen en voor het bijhouden van de ledenadministratie. Alle uitgaande stukken worden namens de vereniging door hem ondertekend; hij is verplicht van deze stukken afschriften te houden. De secretaris nodigt de bestuursleden uit en maakt een agendavoorstel. Hij geeft het clubpasje af en beheert het huishoudelijk reglement. Hij maakt een vergader¬schema, waarin opgenomen zijn de bestuursvergaderingen, de begeleidersvergaderingen, de vergaderingen van de Nieuws¬brief¬redactie, de algemene ledenvergadering en overige algemene ledenactiviteiten, voor zover bekend.
De penningmeester beheert namens het bestuur de geldmiddelen van de vereniging. Beschikkingsbevoegdheid over deze geldmiddelen wordt binnen het bestuur geregeld middels volmacht. De penningmeester heeft volmacht tot € 500,=. Voor uitgaven boven de € 500.= is de handtekening van minimaal twee bestuursleden vereist. Er wordt niet met contant geld gewerkt.
De penningmeester informeert het bestuur periodiek over de vermogenstoestand van de vereniging. De penningmeester vraagt indien mogelijk subsidie aan en legt verantwoording af bij de subsidiegever(s).Het bestuur benoemt voor alle leden van het dagelijks bestuur een vervanger.
De bestuursleden kunnen zich door andere (bestuurs)leden bij hun taken laten assisteren dan wel – na goedkeuring van het bestuur - deeltaken delegeren. Zo wordt de ledenadministratie uitgevoerd door de ledenadministrateur. Het bestuur komt minimaal vier maal per jaar bijeen.
Als in een bestuursvergadering bij een stemming de stemmen staken zal de stem van de voorzitter bepalend zijn.
De bestuursvergaderingen zijn besloten; op uitnodiging van een of meer bestuursleden kunnen ook niet-bestuursleden worden toegelaten. Het verslag van de bestuursvergadering is openbaar; het wordt in ieder geval aan de bestuursleden, de systeembeheerders en de begeleiders gestuurd. Het verslag bevat een cumulatieve besluitenlijst en actielijst. De cumulatieve besluitenlijst wordt periodiek verwerkt in dit Huishoudelijk Reglement.
Bestuursleden zijn vrijgesteld van het betalen van contributie.


 

7.    KASCOMMISSIE
De in artikel 15 lid 2 van de statuten bedoelde commissie wordt door de ALV voor 1 jaar benoemd; de zittende commissieleden mogen zich voor maximaal nog een jaar herkiesbaar stellen. Het verdient aanbeveling naast de (minimaal) twee te benoemen commissieleden een reservelid te benoemen, die bij het ontbreken van een commissielid (door ziekte o.i.d.) diens plaats kan innemen.
Bestuursleden mogen geen deel uitmaken van deze kascommissie. Kascommissieleden mogen niet het boekjaar onderzoeken waarin zij zelf (deels) bestuurslid waren.


 

8.    ALGEMENE VERGADERING
Onder de in artikel 16 lid 3 van de statuten omschreven mededeling wordt ook verstaan vermelding in de Nieuwsbrief c.q. convocatie per e-mail.
In de jaarlijks te houden algemene vergadering komen in ieder geval aan de orde:
a.    het jaarverslag en de rekening en verantwoording over het afgelopen boekjaar
b.    het verslag van de kascommissie
c.    benoeming van de leden van die commissie voor het nieuwe verenigingsjaar
d.    de verkiezing c.q. herverkiezing van bestuursleden
e.    vaststelling van de contributie en eventuele bijdragen
f.    vaststelling van de begroting voor het nieuwe boekjaar
g.    het huishoudelijk reglement
h.    voorstellen van het bestuur en/of de leden, aangekondigd bij de oproeping voor de algemene vergadering.


 

9.    COMPUTERLOKAAL
De sleutel van het computerlokaal is slechts op vertoon van het clubpasje bij de receptie van de Venser af te halen.
Voor de orde en de werkzaamheden in het computerlokaal tijdens de openstelling gelden de Huisregels.
Op maandagochtend is het computerlokaal gereserveerd voor cursus of schoonmaak, dit in overleg. Op dinsdagochtend is het computerlokaal gereserveerd voor computeronderhoud of cursus, dit in overleg. Op woensdagochtend is het computerlokaal gereserveerd voor de fotoclub. Op vrijdagochtend is het computerlokaal gereserveerd voor cursus.


 

10.    CURSUSSEN/THEMA-BIJEENKOMSTEN
Indien daartoe voldoende belangstelling en de mogelijkheid bestaat, kunnen door de vereniging trainingen, cursussen en/of themabijeenkomsten worden geëntameerd en georganiseerd door de trainingscoördinator. Het bestuur bepaalt of voor deze activiteiten extra bijdragen van de deelnemers gevraagd zullen worden. De hoogte van deze extra bijdragen worden door het bestuur worden vastgesteld. Voor een training wordt altijd de mogelijkheid van subsidie onderzocht.De bijdragen van deelnemers worden voldaan aan de trainingscoördinator. Deze rekent na de training altijd af met de penningmeester, ook als het saldo nul is, onder opgave van de inkomsten en uitgaven voor de training.De trainingen staan open voor zowel leden als niet-leden. Het minimaal aantal deelnemers is vijf, het maximum tien.
De trainingscoördinator verzorgt de locatie, de tijden, de materialen, de overige voorzieningen en de publiciteit.
De trainingsleider is niet noodzakelijk een lid; de trainingsleider kan ook ingehuurd zijn. Als een lid de training geeft, ontvangt deze een passende vergoeding: het cursusgeld zonder materiaalkosten (gedacht moet worden aan € 10) mogen de cursusleiders houden. Gedurende de periode van de training heeft ook een niet-lid recht op het bezoeken van de computerruimte.


 

11.    SENIORWEB
De vereniging is aangesloten bij Seniorweb als leercentrum. Seniorweb kent onder andere de functies Locatieambassadeur, Coördinator educatie en Ambassadeur. De secretaris vervult de functie van Locatieambassadeur. Het bestuur bepaalt wie de functie van Coördinator educatie heeft. Vrijwilligers worden, indien de vrijwilliger daarin toestemt, door de Locatieambassadeur bij Seniorweb aangemeld als Ambassadeur en zijn daarmee lid van Seniorweb.


 

12.    PUBLICITEIT
De vereniging heeft een nieuwsorgaan, de Nieuwsbrief, en een website. De vereniging is aangesloten bij Seniorweb en heeft op de site van Seniorweb een paar pagina’s. Verder hangt in of bij het computerlokaal een prikbord.
De Nieuwsbrief komt vier keer per jaar uit. De inhoud wordt bepaald door de PR-redactie. De samenstelling van de PR-redactie wordt bepaald door het bestuur. In de Nieuwsbrief worden zaken vermeld als aankondigingen van trainingen, verslagen van de algemene ledenvergadering, uitnodigingen voor vergaderingen, feesten etc. ook worden de namen van de redactie vermeld. Trainingen kunnen ook tussendoor worden aangekondigd.
Op de website zijn in ieder geval te vinden de openingstijden van de computerruimte, de namen en foto’s van de begeleiders, van de bestuursleden en van de overige vrijwilligers. Voorts de manier waarop het lidmaatschap verkregen of opgezegd kan worden en de aankondigingen van trainingen.
De webmaster onderhoudt de website op aangeven van de secretaris en de trainingscoördinator. De webmaster zorgt ervoor dat de informatie op de website, tijdig, juist, niet achterhaald en aantrekkelijk gepresenteerd is. De webmaster kan zijn taken (deels) delegeren.
In het computerlokaal hangt een lijst met de geldende Huisregels.
De secretaris onderhoudt, als Locatieambassadeur, de pagina’s op seniorweb. Deze taak kan hij delegeren.


 

13.    VERZEKERING, AANSPRAKELIJKHEID, VERTEGENWOORDIGING
Vrijwilligers in Amsterdam zijn verzekerd tegen het risico van wettelijke aansprakelijkheid en ongevallen door de Amsterdamse Vrijwilligersverzekering. Er is geen aparte polis of premie. Wel moet aangetoond kunnen worden dat iemand vrijwilliger is; het bestuur zorgt ervoor dat dit aantoonbaar is. Verder is iedere Ambassadeur van Seniorweb ook via Seniorweb gedekt voor deze risico’s.Verzoeken van leden of niet-leden om naar een PC of ander apparaat dat niet van de vereniging is, te komen kijken, kunnen uiteraard gehonoreerd worden, maar dit valt buiten het domein van de vereniging. Wie ingaat op zo’n verzoek is zelf verantwoordelijk en vertegenwoordigt de vereniging hierbij niet.

Naar de bovenkant